Polityka prywatności TAMAIA

§ 1. Wprowadzenie i zakres

1. Niniejsza Polityka prywatności opisuje, w jaki sposób przetwarzane są dane osobowe w związku z usługą TAMAIA — oprogramowaniem w modelu SaaS służącym do integracji z telefonią recepcji gabinetów i klinik stomatologicznych oraz analizy jakości i skuteczności rozmów telefonicznych z pacjentami przy pomocy asystenta sztucznej inteligencji „MAIA".
2. Polityka dotyczy: (a) odwiedzających stronę tamaia.pl, (b) osób kontaktujących się przez formularz demo, (c) Użytkowników Aplikacji (personel Klienta), (d) — w zakresie roli podmiotu przetwarzającego — danych pacjentów Klienta przetwarzanych w Aplikacji, oraz (e) pracowników rejestracji Klientów, których rozmowy są nagrywane i analizowane (§ 3a).
3. Pojęcia pisane wielką literą mają znaczenie nadane im w Regulaminie świadczenia usługi TAMAIA.

§ 2. Administrator danych i role (RODO)

1. Rozróżnienie ról jest kluczowe i celowe:

a) Klinika (Klient) jest administratorem danych osobowych pacjentów przetwarzanych w Aplikacji — w tym danych zawartych w Nagraniach rozmów, transkrypcjach i analizach. To Klinika decyduje o celach i sposobach ich przetwarzania oraz odpowiada za podstawy prawne nagrywania i obowiązki informacyjne wobec pacjentów.

b) TAMAIA jest podmiotem przetwarzającym (procesorem) w odniesieniu do danych pacjentów — przetwarza je wyłącznie na udokumentowane polecenie Kliniki, na zasadach umowy powierzenia (DPA). TAMAIA nie decyduje samodzielnie o celach przetwarzania tych danych.

c) TAMAIA jest administratorem w odniesieniu do danych, które przetwarza we własnych celach: danych Użytkowników (konta personelu), danych osób kontaktujących się (leady), danych rozliczeniowych oraz logów bezpieczeństwa.

2. Administrator (TAMAIA, w zakresie wskazanym w ust. 1 lit. b i c): Excellent Patient Service sp. z o.o., ul. Lubomirskiego 39E, 36-040 Boguchwała, NIP: 5170359961. Kontakt: biuro@doskonalaobslugapacjenta.pl.
3. Inspektor Ochrony Danych (IOD): nie powołano. Obowiązek powołania IOD jest przedmiotem oceny (art. 37 ust. 1 lit. c RODO — przetwarzanie na dużą skalę danych szczególnej kategorii); ewentualne powołanie i kontakt zostaną ujawnione w niniejszej Polityce. Kontakt w sprawach ochrony danych: iod@tamaia.pl lub biuro@doskonalaobslugapacjenta.pl.

§ 3. Kategorie danych, cele i podstawy prawne

Poniższa tabela zestawia kategorie danych, cele i podstawy prawne. Podstawy odwołują się do art. 6 RODO.

Uwagi: - W odniesieniu do danych pacjentów oraz Nagrań to Klinika jako administrator wskazuje konkretną podstawę prawną — wobec pacjentów np. uzasadniony interes z obowiązkiem informacyjnym albo zgodę na nagrywanie; wobec personelu recepcji podstawą nie jest zgoda (§ 3a). TAMAIA wspiera Klinikę technicznie (np. komunikat IVR), ale nie ustala podstawy za nią. - Dane szczególnej kategorii (art. 9 RODO — zdrowie): w nagraniach rozmów z pacjentami mogą pojawić się dane dotyczące zdrowia. Podstawę ich przetwarzania zapewnia Klinika (administrator) na podstawie art. 9 ust. 2 RODO (zwłaszcza lit. h — profilaktyka/opieka zdrowotna; ewentualnie lit. a — zgoda). TAMAIA jako podmiot przetwarzający stosuje wzmocnione środki bezpieczeństwa (m.in. szyfrowanie at-rest — w trakcie wdrożenia, ograniczenie dostępu wg ról, minimalizacja danych w promptach AI) i wspiera Klinikę w ocenie skutków dla ochrony danych (DPIA, art. 35). - TAMAIA minimalizuje zakres danych przekazywanych do modeli AI w stopniu niezbędnym do analizy.

§ 3a. Pracownicy rejestracji naszych klientów

1. Rozmowy prowadzone na linii rejestracji Klienta są nagrywane i analizowane przez MAIA. Administratorem nagrań, zapisów rozmów i ich ocen jest Klient (praktyka), a TAMAIA przetwarza je wyłącznie na jego polecenie, na zasadach DPA. Pełne zasady dla osób pracujących w rejestracji opisuje Polityka prywatności dla zespołu rejestracji, dostępna pod adresem app.tamaia.pl/polityka-zespol-rejestracji.pdf (PDF). Zasady poniżej są z nią zgodne.
2. Podstawa prawna — nie zgoda. Wobec pracowników nagrywania i analizy rozmów nie opiera się na zgodzie, bo w pracy zgoda nie jest w pełni dobrowolna. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes praktyki: sprawna obsługa pacjentów i rozwój zespołu) w związku z art. 22³ § 4 Kodeksu pracy. Wobec osób współpracujących z praktyką na podstawie umów cywilnoprawnych podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
3. Oceny nie służą decyzjom o pracowniku. Praktyki, które zawarły Umowę na warunkach Regulaminu w wersji 1.1 lub nowszej, zobowiązały się nie wykorzystywać ocen i wskaźników MAIA przy decyzjach dotyczących wynagrodzenia, premii, grafiku ani zatrudnienia (Regulamin § 7 ust. 6). Oceny służą wyłącznie rozwojowi pracowników i planowaniu szkoleń. Zmiana tego zobowiązania wymaga co najmniej 2-tygodniowego pisemnego uprzedzenia pracowników i nie działa wstecz. Usługa nie podejmuje żadnych decyzji wobec pracowników (§ 7a).
4. Kto widzi rozmowy i oceny. Osoba pracująca w rejestracji widzi własne rozmowy i własne oceny, a także nieodebrane połączenia i pocztę głosową praktyki — żeby móc oddzwonić. Inne osoby z rejestracji nie słyszą jej rozmów, nie czytają ich zapisów i nie widzą jej ocen; widzą tylko, że rozmowa się odbyła, i jej krótkie streszczenie — żeby móc przejąć sprawę pacjenta. Właściciel i menedżer praktyki widzą wszystkie rozmowy, oceny wszystkich osób i zestawienie porównujące — wyłącznie do planowania szkoleń zespołu.
5. Jak długo. Zapisy rozmów, oceny i wskazówki — 12 miesięcy albo 5 lat od dnia rozmowy, zależnie od wersji umowy powierzenia zaakceptowanej przez praktykę (§ 6). Potem treść rozmowy jest usuwana, a zostaje statystyka: data, czas trwania, rodzaj rozmowy, informacja o umówieniu wizyty i oceny liczbowe. Nagrania w centrali telefonicznej — 5 lat; praktyka może zlecić ich wcześniejsze usunięcie.

§ 4. Odbiorcy danych i Pod-procesorzy

1. Dane mogą być udostępniane podmiotom wspierającym świadczenie Usługi (Pod-procesorom), działającym na podstawie umów powierzenia i wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji ich funkcji.
2. Kategorie Pod-procesorów i dostawców:

3. Dane mogą być udostępniane również podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa (np. organom państwowym) oraz doradcom (prawnym, księgowym) w niezbędnym zakresie.
4. Aktualny rejestr Pod-procesorów wraz z linkami do ich polityk prywatności znajduje się w odrębnym dokumencie: „Klauzula RODO i Rejestr Pod-procesorów".

§ 4a. Połączone konta reklamowe Gabinetu (Google Ads, Meta Ads)

1. Czyje to konto. Konto reklamowe Google Ads i Meta Ads należy do Gabinetu i jest przez niego prowadzone. TAMAIA nie zakłada tych kont ani nie jest ich właścicielem. Połączenie powstaje wyłącznie wtedy, gdy osoba upoważniona w Gabinecie sama je uruchomi w Ustawieniach Aplikacji i wyrazi zgodę na ekranie dostawcy (protokół OAuth).
2. Jakie dane TAMAIA pobiera z konta Google. Wyłącznie statystyki reklamowe Gabinetu: identyfikatory i nazwy kampanii oraz grup reklam, koszt, liczbę kliknięć, liczbę wyświetleń i datę. TAMAIA nie pobiera z konta Google żadnych danych osobowych — ani list odbiorców, ani danych kontaktowych, ani danych o pojedynczych osobach. Tak samo po stronie Meta Ads.
3. Po co. Aby przypisać przychodzące połączenie telefoniczne do kampanii, która je wywołała, i pokazać Gabinetowi w raporcie marketingowym koszt w przeliczeniu na umówioną wizytę.
4. Jakie dane TAMAIA odsyła do konta reklamowego Gabinetu. Jeżeli Gabinet włączy raportowanie konwersji, TAMAIA odsyła do jego własnego konta: identyfikator kliknięcia wytworzony przez samego dostawcę (gclid w Google, fbc w Meta), wskazaną przez Gabinet nazwę akcji konwersji, datę i godzinę zdarzenia oraz — o ile Gabinet je ustawi — wartość i walutę. Nie są wysyłane numery telefonów, adresy e-mail, imiona i nazwiska ani ich skróty (hasze), Nagrania, transkrypcje ani wyniki analizy rozmów.
5. Przechowywanie. Token dostępu wydany przez dostawcę przechowywany jest w postaci zaszyfrowanej w infrastrukturze TAMAIA w EOG i służy wyłącznie do celów opisanych powyżej. Pobrane statystyki reklamowe przechowywane są razem z pozostałymi danymi Gabinetu, na zasadach z § 6.
6. Udostępnianie. Danych pobranych z konta Google TAMAIA nie udostępnia żadnemu innemu podmiotowi, nie sprzedaje ich, nie wykorzystuje do trenowania modeli sztucznej inteligencji ani do kierowania reklam. Widoczne są wyłącznie w raportach tego Gabinetu, który połączenie uruchomił, i dla jego upoważnionych Użytkowników. Pracownik TAMAIA sięga po nie tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do obsługi zgłoszenia serwisowego Gabinetu, wykrycia nadużycia albo gdy wymaga tego prawo.
7. Odłączenie. Gabinet może odłączyć konto w każdej chwili w Ustawieniach Aplikacji. TAMAIA przestaje wówczas korzystać z tokenu; uprawnienie można dodatkowo cofnąć po stronie dostawcy (dla Google pod adresem myaccount.google.com/permissions). Statystyki pobrane przed odłączeniem pozostają w raportach historycznych Gabinetu, żeby raporty za miniony okres nadal się zgadzały; usuwane są razem z pozostałymi danymi Gabinetu na zasadach z § 6.
8. Zakres uprawnień. Google Ads API udostępnia jeden zakres uprawnień (https://www.googleapis.com/auth/adwords) i nie oferuje węższego ani wyłącznie odczytowego wariantu. TAMAIA prosi więc o ten zakres, mimo że korzysta z niego w sposób opisany w pkt 2 i 4, a nie w pełnym zakresie, na jaki formalnie pozwala.

§ 5. Transfer danych poza EOG

1. TAMAIA przetwarza dane powierzone przez Kliniki — w tym Nagrania, transkrypcje i wyniki analizy — wyłącznie w obrębie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) i nie przekazuje ich poza EOG, w szczególności nie przekazuje ich do Stanów Zjednoczonych. Odrębną kategorię stanowią kanały komunikacji Meta (WhatsApp Business, Messenger, Instagram), o ile Gabinet zdecyduje się je zintegrować z Usługą. Konto na tych kanałach zakłada i prowadzi Gabinet, akceptując warunki Meta bezpośrednio; wiadomości pacjentów trafiają na platformę Meta niezależnie od TAMAIA. TAMAIA pobiera ich kopię do infrastruktury w EOG oraz wysyła tymi kanałami odpowiedzi — treść wiadomości jest wówczas przetwarzana przez Meta, także poza EOG, na zasadach określonych w umowie zawartej przez Gabinet z Meta. Nagrania rozmów telefonicznych, ich transkrypcje ani wyniki analizy nie są przekazywane do Meta w żadnym zakresie. Drugą taką kategorią są połączone konta reklamowe Gabinetu (Google Ads, Meta Ads) opisane w § 4a: jeżeli Gabinet włączy raportowanie konwersji, do jego własnego konta u dostawcy trafia identyfikator kliknięcia wytworzony przez tego dostawcę oraz czas i ewentualna wartość zdarzenia — bez danych kontaktowych, Nagrań i transkrypcji. Konto reklamowe zakłada i prowadzi Gabinet, akceptując warunki dostawcy bezpośrednio; TAMAIA nie jest stroną tej relacji. Usługa, w tym analiza rozmów przy pomocy MAIA, jest skonfigurowana tak, aby przetwarzanie odbywało się w infrastrukturze zlokalizowanej w EOG.
2. Gdyby w przyszłości którykolwiek pod-procesor miał przetwarzać dane osobowe poza EOG, nastąpi to wyłącznie po uprzednim zapewnieniu mechanizmu transferu zgodnego z RODO (np. standardowe klauzule umowne) oraz po aktualizacji niniejszej Polityki. Obecnie TAMAIA nie stosuje takiego transferu.
3. Wszyscy obecni pod-procesorzy przetwarzają dane w obrębie EOG (hosting: Railway — Amsterdam; poczta: Brevo — UE; telefonia i przechowywanie nagrań: Ringostat Poland sp. z o.o. — UE/EOG; analiza AI: Amazon Web Services / Amazon Bedrock — Frankfurt, region eu-central-1; transkrypcja: OVH SAS (OVHcloud), AI Endpoints — Francja; kopie zapasowe: AWS S3 — Frankfurt; SMS: SMSAPI — Polska).
4. Informacji o stosowanych zabezpieczeniach można żądać pod adresem biuro@doskonalaobslugapacjenta.pl.

§ 6. Okresy retencji (przechowywania)

1. Dane przechowywane są nie dłużej niż jest to niezbędne do celów, dla których zostały zebrane, lub przez okres wymagany przepisami prawa.
2. Orientacyjne okresy:

3. W odniesieniu do danych pacjentów i Nagrań okres przechowywania ustala Klinika jako administrator, a TAMAIA realizuje go zgodnie z DPA. Po zakończeniu Umowy dane są usuwane lub zwracane zgodnie z DPA.

§ 7. Prawa osób, których dane dotyczą

1. Osobie, której dane dotyczą, przysługują — w zakresie i na zasadach RODO — następujące prawa: a) prawo dostępu do danych (art. 15), b) prawo do sprostowania danych (art. 16), c) prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym", art. 17), d) prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18), e) prawo do przenoszenia danych (art. 20), f) prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie (art. 21), g) prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia), jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, h) prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
2. Realizacja praw pacjentów: ponieważ administratorem danych pacjentów jest Klinika, żądania pacjentów co do zasady kierowane są do Kliniki, a TAMAIA — jako podmiot przetwarzający — wspiera Klinikę w ich realizacji zgodnie z DPA.
3. Realizacja praw Użytkowników i leadów (gdzie administratorem jest TAMAIA): żądania można kierować na adres biuro@doskonalaobslugapacjenta.pl.
4. Podanie danych konta jest dobrowolne, lecz niezbędne do korzystania z Usługi; podanie danych w formularzu demo jest dobrowolne, lecz niezbędne do obsługi zapytania.

§ 7a. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

1. Profilowanie to dowolna forma zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, która polega na wykorzystaniu danych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej — w szczególności do analizy lub prognozy efektów jej pracy, zachowania lub zainteresowań (art. 4 pkt 4 RODO). Poniżej opisujemy, gdzie profilowanie występuje w Usłudze i jaki ma skutek dla osoby, której dane dotyczą.
2. Automatyczna ocena rozmów recepcji (MAIA). Nagrania rozmów są transkrybowane, a MAIA ocenia ich tekst pod kątem jakości i skuteczności obsługi pacjenta (m.in. przywitanie, rozpoznanie potrzeby, propozycja terminu, zakończenie rozmowy). Skutek profilowania: powstaje ocena punktowa rozmowy oraz zbiorczy wskaźnik pracy osoby obsługującej telefon (Indeks DRS MAIA) wraz ze wskazówkami. Osoba obsługująca telefon widzi własne oceny; inne osoby z rejestracji nie słyszą jej rozmów, nie czytają ich zapisów i nie widzą jej ocen. Właściciel i menedżer Kliniki widzą oceny wszystkich osób i zestawienie porównujące — wyłącznie do planowania szkoleń zespołu. Kliniki, które zawarły Umowę na warunkach Regulaminu w wersji 1.1 lub nowszej, zobowiązały się nie wykorzystywać ocen i wskaźników MAIA przy decyzjach dotyczących wynagrodzenia, premii, grafiku ani zatrudnienia (Regulamin § 7 ust. 6; § 3a). Administratorem tych danych jest Klinika (Klient), a TAMAIA przetwarza je wyłącznie na jej udokumentowane polecenie. Usługa nie podejmuje żadnych decyzji wobec pracownika ani ich nie automatyzuje.
3. Klasyfikacja rozmów pacjentów. System automatycznie przypisuje rozmowie temat, kategorię oraz status (np. czy doszło do umówienia wizyty) i kieruje ją do właściwego zestawienia lub kolejki do oddzwonienia. Skutek profilowania: wyłącznie porządkowanie pracy recepcji. Nie powstaje ocena pacjenta, ocena jego wiarygodności ani decyzja o odmowie świadczenia usług medycznych.
4. Komunikacja handlowa TAMAIA. Wobec osób, które kontaktują się z nami lub zamawiają demo, segmentujemy odbiorców wiadomości (np. etap rozmowy handlowej, zakres zainteresowania ofertą, reakcja na wcześniejsze wiadomości). Skutek profilowania: dobór treści i pory wysyłki wiadomości. Profilowanie to nie wywołuje wobec odbiorcy skutków prawnych i można wobec niego wnieść sprzeciw w każdej chwili.
5. Płatności. Operator płatności — ING Bank Śląski S.A. (bramka ING Pay) — stosuje własne mechanizmy oceny ryzyka i przeciwdziałania oszustwom płatniczym. Skutek profilowania: transakcja może zostać wstrzymana lub odrzucona przez operatora. W tym zakresie administratorem danych jest bank, a szczegółowe zasady określa jego własna polityka prywatności; TAMAIA nie ma dostępu do danych karty płatniczej.
6. Nie podejmujemy wobec osób, których dane dotyczą, decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływały (art. 22 RODO).
7. W każdej chwili przysługuje prawo sprzeciwu wobec profilowania (art. 21 RODO), a także prawo do uzyskania interwencji człowieka, wyrażenia własnego stanowiska i zakwestionowania wyniku oceny. Żądania kieruj na adres biuro@doskonalaobslugapacjenta.pl. Jeżeli profilowanie dotyczy pracy w Klinice (pkt 2), administratorem jest Klinika — zgłoszenie przekazujemy jej niezwłocznie i wspieramy w jego realizacji zgodnie z DPA.

§ 8. Pliki cookies (ramowo)

1. Strona tamaia.pl oraz Aplikacja app.tamaia.pl mogą wykorzystywać pliki cookies i podobne technologie.
2. Stosowane są: a) cookies niezbędne — konieczne do działania serwisu i utrzymania sesji zalogowanego Użytkownika (podstawa: uzasadniony interes / niezbędność do świadczenia usługi), b) cookies analityczne / funkcjonalne / marketingowe — w zakresie, w jakim są stosowane, wyłącznie po wyrażeniu zgody przez użytkownika (podstawa: zgoda). (na obecnym etapie TAMAIA nie stosuje analitycznych plików cookies innych niż niezbędne; ewentualna lista zostanie uzupełniona przed wdrożeniem)
3. Użytkownik może zarządzać zgodami i ustawieniami cookies w ustawieniach przeglądarki oraz — jeśli udostępniono — w panelu zgód na stronie.
4. Szczegółowy wykaz cookies (nazwa, cel, czas przechowywania) zostanie określony w odrębnej Polityce cookies (w przygotowaniu).

§ 9. Bezpieczeństwo danych

1. TAMAIA stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym: szyfrowanie transmisji (TLS), haszowanie haseł, kontrolę dostępu opartą na rolach, izolację danych poszczególnych Klientów, rejestrowanie zdarzeń bezpieczeństwa (audit log), mechanizmy przeciwdziałania współdzieleniu kont oraz minimalizację danych przekazywanych do modeli AI.
2. W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych stosowane są procedury zgłoszeniowe zgodne z RODO (m.in. zawiadomienie PUODO w terminie 72 godzin, gdy ma zastosowanie). W roli podmiotu przetwarzającego TAMAIA niezwłocznie informuje Klinikę (administratora) o naruszeniu dotyczącym powierzonych danych.

§ 10. Zmiany Polityki prywatności

1. Polityka może być aktualizowana. Każda wersja jest oznaczana numerem i datą wejścia w życie.
2. O istotnych zmianach Użytkownicy informowani są w Aplikacji lub pocztą elektroniczną. Aktualna wersja jest dostępna pod adresem app.tamaia.pl/polityka.

§ 11. Kontakt

W sprawach dotyczących danych osobowych prosimy o kontakt: - Administrator: Excellent Patient Service sp. z o.o., ul. Lubomirskiego 39E, 36-040 Boguchwała - E-mail: biuro@doskonalaobslugapacjenta.pl - Inspektor Ochrony Danych: nie powołano (kontakt w sprawach danych: iod@tamaia.pl)

Załącznik: Klauzula RODO i Rejestr Pod-procesorów

Część A. Klauzula informacyjna RODO (skrót przy rejestracji)

Wersja skrócona do pokazania w oknie rejestracji / akceptacji. Pełne informacje zawiera Polityka prywatności.

1. Kto przetwarza Twoje dane. Administratorem danych konta i danych kontaktowych jest Excellent Patient Service sp. z o.o., ul. Lubomirskiego 39E, 36-040 Boguchwała, NIP: 5170359961, e-mail: biuro@doskonalaobslugapacjenta.pl (dalej „TAMAIA").
2. W jakim celu i na jakiej podstawie. Twoje dane (m.in. adres e-mail, dane logowania, rola, adres IP) przetwarzamy w celu założenia i obsługi konta oraz świadczenia usługi — na podstawie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), jeżeli to Ty zawierasz umowę z TAMAIA, a jeżeli konto nadała Ci klinika, w której pracujesz — na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu w świadczeniu usługi tej klinice (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); a także w celu zapewnienia bezpieczeństwa i rozliczalności (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Jeżeli wyrazisz zgodę na marketing — także w tym celu (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
3. Dane pacjentów. W odniesieniu do danych pacjentów oraz nagrań rozmów administratorem jest Twoja klinika, a TAMAIA działa jako podmiot przetwarzający na jej zlecenie — na zasadach umowy powierzenia (DPA). Jeżeli pracujesz w rejestracji, zasady dotyczące Twoich rozmów i ich ocen opisuje Polityka prywatności dla zespołu rejestracji (app.tamaia.pl/polityka-zespol-rejestracji.pdf).
4. Odbiorcy i transfer. Korzystamy z zaufanych dostawców (telefonia, analiza AI, poczta, płatności, hosting). Dane osobowe przetwarzamy w obrębie EOG i nie przekazujemy ich poza EOG, w tym do USA. Pełny wykaz w rejestrze Pod-procesorów.
5. Jak długo. Dane przechowujemy przez czas trwania umowy i okresy wymagane prawem; szczegóły w Polityce prywatności (orientacyjnie: zapisy rozmów i ich oceny — 12 miesięcy albo 5 lat, zależnie od umowy powierzenia Twojej kliniki; nagrania w centrali telefonicznej — 5 lat; logi — 12 miesięcy; faktury — 5 lat).
6. Twoje prawa. Masz prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przenoszenia i sprzeciwu, a także prawo cofnięcia zgody i wniesienia skargi do Prezesa UODO (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
7. Kontakt. W sprawach danych: iod@tamaia.pl lub biuro@doskonalaobslugapacjenta.pl; Inspektor Ochrony Danych: nie powołano.
8. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do korzystania z usługi.

☐ Zapoznałem/am się i akceptuję Regulamin (wersja 1.1) oraz Politykę prywatności (wersja 1.4). ☐ (opcjonalnie) Wyrażam zgodę na otrzymywanie informacji marketingowych na podany adres e-mail.

Część B. Rejestr Pod-procesorów

Rejestr wskazuje podmioty, którym TAMAIA powierza dalej przetwarzanie danych (pod-powierzenie) w celu świadczenia Usługi. Klinika (administrator) akceptuje tę listę w ramach DPA; o zmianach TAMAIA informuje z możliwością sprzeciwu na zasadach DPA.

Uwagi do rejestru: - Lokalizacje: Railway — Amsterdam (EOG); Brevo — UE; Ringostat Poland sp. z o.o. — UE/EOG (oświadczenie z 07.07.2026); analiza AI (AWS / Amazon Bedrock) — Frankfurt, region eu-central-1; transkrypcja (OVH SAS — AI Endpoints) — Francja; operator płatności (ING imoje) — Polska/UE. Brak transferu poza EOG. - Podział wg rodzaju danych. Pozycje 1–8 oraz 13–15 dotyczą danych powierzonych przez Klinikę — Nagrań, transkrypcji i wyników analizy — i wszystkie przetwarzają je w obrębie EOG. Pozycja 9 (Fakturownia) obsługuje rozliczenia z Kliniką, bez styczności z danymi pacjentów. - Pozycja 10 (Meta) jest innej natury niż pozostałe i nie należy jej czytać jak reszty tabeli. Konto WhatsApp Business, Messenger i Instagram zakłada Klinika, akceptując warunki Meta bezpośrednio; TAMAIA nie jest stroną tej relacji i nie zawiera z Metą umowy powierzenia w imieniu Kliniki. Wiadomości pacjentów trafiają na platformę Meta niezależnie od TAMAIA — TAMAIA pobiera ich kopię do EOG i przez to samo API wysyła odpowiedzi. Treść wiadomości jest przetwarzana na serwerach Meta i nie jest objęta szyfrowaniem end-to-end przy korzystaniu z Cloud API: klucze są zarządzane przez Meta w imieniu firmy. Meta deklaruje maksymalny okres przechowywania treści 30 dni oraz możliwość wskazania kraju przechowywania (Cloud API Local Storage). - Konto własne EPS (doskonalaobslugapacjenta.pl). Na własnym koncie telefonicznym Excellent Patient Service sp. z o.o. aktywna jest funkcja AI Conversation Intelligence Ringostatu (transkrypcja i analiza rozmów po stronie dostawcy). Nie dotyczy to kont Klinik — tam funkcja nie jest wykupiona (sprawdzone 22.08.2026). Na tym koncie EPS występuje jako administrator własnych danych, nie jako podmiot przetwarzający dla Kliniki; przetwarzanie to jest ujęte w RCPD jako odrębna czynność. - Pozycje 11–12 (konta reklamowe) są tej samej natury co pozycja 10 i też nie należy ich czytać jak reszty tabeli. Konto Google Ads i Meta Ads zakłada Klinika, akceptując warunki dostawcy bezpośrednio; TAMAIA nie zawiera z nimi umowy powierzenia w imieniu Kliniki. Połączenie uruchamia sama Klinika w Ustawieniach Aplikacji, przez ekran zgody dostawcy, i może je w każdej chwili odłączyć. Nagrania, transkrypcje, wyniki analizy, numery telefonów ani adresy e-mail nie są przekazywane do Google ani do Meta w żadnym zakresie — w tę stronę idzie wyłącznie identyfikator kliknięcia wytworzony wcześniej przez samego dostawcę. Pełny opis: § 4a Polityki prywatności. - Dla każdego Pod-procesora należy zawrzeć umowę powierzenia (lub zaakceptować jego warunki DPA) oraz dołączyć link do jego polityki/dokumentów ochrony danych. - Rejestr powinien mieć własną wersję i datę aktualizacji; każda zmiana podlega notyfikacji do administratorów (Klinik).

Część C. Konspekt umowy powierzenia przetwarzania danych (DPA)

Pełna, podpisywalna DPA stanowi Załącznik nr 1 do Regulaminu i jest dostępna pod adresem app.tamaia.pl/dpa. Poniższy konspekt pozostaje jako streszczenie kluczowych klauzul. DPA jest zawierana między Kliniką (administrator) a TAMAIA (podmiot przetwarzający); podstawa: art. 28 RODO.

C.1. Strony i definicje

• Administrator: Klinika (Klient).
• Podmiot przetwarzający: Excellent Patient Service sp. z o.o. (TAMAIA).
• Odesłanie do definicji z Regulaminu i RODO.

C.2. Przedmiot i charakter przetwarzania

• Przetwarzanie danych pacjentów oraz powiązanych nagrań rozmów, transkrypcji i analiz AI, w celu świadczenia Usługi (analiza jakości i skuteczności rozmów recepcji) na udokumentowane polecenie Administratora.
• Charakter: zautomatyzowane przetwarzanie (transkrypcja, analiza AI), przechowywanie, udostępnianie raportów uprawnionym Użytkownikom.

C.3. Czas trwania przetwarzania

• Na czas obowiązywania Umowy (Regulaminu). Po zakończeniu — zgodnie z pkt C.10 (usunięcie lub zwrot).

C.4. Rodzaj danych i kategorie osób, których dane dotyczą

• Kategorie osób: pacjenci/osoby dzwoniące do recepcji Kliniki; personel recepcji występujący w nagraniach.
• Rodzaj danych: imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, treść rozmowy (nagranie + transkrypcja), wyniki analizy AI, zgody.
• Dane szczególnej kategorii (art. 9 RODO — zdrowie): w rozmowach z pacjentami mogą pojawić się dane dotyczące zdrowia. Podstawę przetwarzania zapewnia Klinika (administrator) na podstawie art. 9 ust. 2 RODO (zwłaszcza lit. h — profilaktyka/opieka zdrowotna; ewentualnie lit. a — zgoda). TAMAIA jako podmiot przetwarzający stosuje wzmocnione środki (szyfrowanie at-rest — w trakcie wdrożenia, ograniczenie dostępu wg ról, minimalizacja danych w promptach AI) i wspiera Klinikę w ocenie skutków dla ochrony danych (DPIA, art. 35). Szczegóły w DPA §5.

C.5. Obowiązki podmiotu przetwarzającego (TAMAIA)

• Przetwarzanie wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora (w tym co do transferów poza EOG), chyba że obowiązek wynika z prawa.
• Zapewnienie, że osoby upoważnione do przetwarzania zobowiązały się do poufności.
• Wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych (art. 32 RODO): szyfrowanie transmisji (TLS), haszowanie haseł, kontrola dostępu wg ról, izolacja danych Klientów, audit log, minimalizacja danych w promptach AI, pseudonimizacja w benchmarkach.
• Wsparcie Administratora w realizacji praw osób, których dane dotyczą (dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, przenoszenie, sprzeciw).
• Wsparcie w realizacji obowiązków z art. 32–36 RODO (bezpieczeństwo, zgłaszanie naruszeń, ocena skutków).
• Zgłaszanie Administratorowi naruszeń ochrony danych bez zbędnej zwłoki po stwierdzeniu naruszenia.

C.6. Pod-powierzenie (Pod-procesorzy)

• Ogólna zgoda Administratora na korzystanie z Pod-procesorów wymienionych w Rejestrze (Część B).
• Obowiązek nałożenia na Pod-procesorów obowiązków ochrony danych nie mniej rygorystycznych niż w DPA.
• Notyfikacja o zamierzonych zmianach Pod-procesorów z prawem sprzeciwu Administratora w terminie 14 dni.
• Odpowiedzialność TAMAIA za działania Pod-procesorów jak za własne, w granicach prawa.

C.7. Transfery poza EOG

• Przetwarzanie odbywa się w obrębie EOG; brak transferu danych osobowych poza EOG, w tym do USA.
• Gdyby transfer poza EOG okazał się w przyszłości niezbędny, nastąpi wyłącznie z ważnym mechanizmem transferu zgodnym z RODO (np. standardowe klauzule umowne) i po aktualizacji dokumentów.
• Zobowiązanie do stosowania ważnego mechanizmu transferu dla każdego Pod-procesora poza EOG.

C.8. Audyt i kontrola

• Prawo Administratora do uzyskania informacji niezbędnych do wykazania zgodności z art. 28 RODO oraz do audytu/inspekcji, z poszanowaniem poufności i bezpieczeństwa innych Klientów.
• Tryb, częstotliwość, koszty i wyprzedzenie audytu.

C.9. Współpraca z organem nadzorczym

• Zobowiązanie TAMAIA do współpracy z Administratorem w kontaktach z PUODO w zakresie powierzonego przetwarzania.

C.10. Usunięcie lub zwrot danych po zakończeniu

• Po zakończeniu świadczenia Usługi TAMAIA — według wyboru Administratora — usuwa albo zwraca dane osobowe oraz usuwa istniejące kopie, chyba że prawo nakazuje ich przechowywanie.
• Termin i sposób usunięcia/zwrotu, format eksportu — zwrot danych w terminie 30 dni oraz usunięcie w terminie 60 dni od zakończenia świadczenia Usługi.

C.11. Odpowiedzialność i postanowienia końcowe

• Zasady odpowiedzialności (z uwzględnieniem ograniczeń z Regulaminu, w granicach dopuszczalnych przy danych osobowych).
• Pierwszeństwo DPA przed Regulaminem w kwestiach przetwarzania danych osobowych w razie sprzeczności.
• Prawo właściwe: polskie; właściwość sądu jak w Regulaminie.

Pełną, podpisywalną Umowę powierzenia (Załącznik nr 1 do Regulaminu) zawiera dokument dostępny pod adresem app.tamaia.pl/dpa.