Od rejestracji do klienta — jedna ścieżka, bez zgadywania

Co się dzieje

• Klinika wypełnia formularz rejestracji na stronie (imię, klinika, telefon, e‑mail).
• Klient ląduje w CRM Tamaia i zostaje przypisany do doradcy.
• Automatycznie rusza mail powitalny (Etap 2) — bez opóźnień.
• Numer telefonu klienta trafia też do bazy „klient Tamaia" (dedup po numerze) — automat po rejestracji.

Twoje pierwsze ruchy jako doradca

• Sprawdź kompletność danych klienta (poprawny numer, nazwa kliniki).
• Ustaw status w CRM na „Nowy → w kontakcie".
• Zaplanuj telefon (Etap 3) — cel: pierwszy kontakt w < 24 h od rejestracji.

Co zbiera formularz rejestracji

Podstawa kontaktu: imię i nazwisko, telefon, e‑mail, nazwa kliniki (a przy „Demo po NIP" — NIP). Tyle wystarczy, żeby założyć klienta i ruszyć z kontaktem.

„Formularz po rejestracji" — po co

Rozszerzone dane do konfiguracji centralki (zespół, godziny recepcji, numer). Zwykle uzupełniacie je wspólnie w rozmowie, a potem trafiają do kreatora centralki (6 kroków). Doradca odciąża klienta — klient nie wypełnia sam.

1 · Podziękuj i otwórz

Podziękuj za rejestrację, potwierdź kto dzwoni i po co. Krótko, ciepło, konkretnie.

2 · Poznaj i pomóż

Dopytaj o gabinet i wspólnie uzupełnijcie formularz. Słuchasz więcej niż mówisz.

3 · Umów demo

Zaproponuj konkretny termin pokazu z osobą wdrożeniową. Wyjdź z rozmowy z datą w kalendarzu.

1 · Oznacz zakup

Na koncie klienta w CRM kliknij „klient — zakup". To zmienia status i uruchamia proces finalizacji.

2 · Faktura proforma

Doradca wysyła proformę e‑mailem. Po opłaceniu — przejście na pełną obsługę.

3 · Przeniesienie numeru

Uruchamiacie przeniesienie numeru telefonu kliniki do Tamaia (bez zmiany numeru dla pacjentów).

Gdzie klikasz „zakup"

Na karcie klienta w CRM oznaczasz zakup — status konta zmienia się z demo/testu na klienta. Proformę roczną wystawia Fakturownia (proforma na zamówienie); płatność przelewem w 14 dni, bez karty.

Przeniesienie numeru (dzień 1–3)

Numer kliniki przenosicie do Tamaia — pacjenci dzwonią jak dotąd, ale rozmowy idą przez centralkę z MAIĄ. Całe wdrożenie jest po stronie Tamaia; klient nie konfiguruje nic sam.

Na dziś

Pięć kafli z wynikami + lista follow‑upów, zaległe na górze. To Twój ekran startowy każdego ranka.

🚦 Przegląd

Lejek i „zdrowie" klientów po podłączeniu — kto realnie dzwoni, a gdzie zapadła cisza.

Pipeline

Wszyscy Twoi klienci pogrupowani po etapach. Stąd otwierasz kartę klienta i zmieniasz etap.

Moje wyniki

Dwie konwersje (klient→demo i finalizacji), wartość kontraktów, prowizja i zestawienie powodów rezygnacji.

🌱 MAIA

Widok tego, co MAIA wyłapała w rozmowach klienta — argument na rozmowę po podłączeniu.

📚 Baza wiedzy

Przewodniki: przeniesienie numeru, pełny cykl klienta. Otwiera się w panelu, bez szukania po dyskach.

Jak działa lista

• Na karcie klienta ustawiasz „następny krok": datę i notatkę, co masz zrobić.
• Panel układa follow‑upy zaległe na górze — z licznikiem −3 dn. ile dni po terminie.
• Dzisiejsze mają znacznik Dziś, przyszłe pokazują datę.
• Klienci na etapie Zapłacone i Rezygnacja znikają z listy — nie zaśmiecają dnia.

Reguły czasu (ze standardów DRS)

• Pierwszy telefon: najlepiej od razu, tego samego dnia. Jeśli naprawdę się nie da — najpóźniej następnego dnia do 12:00.
• Godziny dzwonienia: 8:00–19:30.
• Po demo: follow‑up w ciągu 48 h, póki klient pamięta, co widział.
• Po podłączeniu centralki: odezwij się, zanim minie 48 h ciszy — panel pokaże Ci to na „Przeglądzie".

Świeży klient jest ciepły. Z każdą godziną stygnie — to jedyna reguła w tym przewodniku, która działa bez wyjątków.

Co znaczy które światło

• ● Zielone — dzwonią, ostatnia rozmowa w ciągu 48 h. Wszystko gra.
• ● Żółte — cisza 2–3 dni albo start bez ani jednej rozmowy. Czas na telefon.
• ● Czerwone — cisza 3 dni i dłużej po starcie. To najczęstsza droga do rezygnacji.
• ● Szare — jeszcze nie wystartował. Pilnujesz wdrożenia, nie użycia.

Co z tym robisz

Czerwone i żółte to Twoja lista telefonów na dziś — zanim klient sam powie „chyba jednak nie". Zadzwoń z konkretem: „widzę, że w tym tygodniu przeszło u Was mniej rozmów przez centralkę — coś nie działa, czy po prostu wróciliście na stary numer?".

Co pokazuje

• Konwersja klient → demo — ilu z Twoich klientów w ogóle doszło do pokazu. Niska liczba = problem w pierwszej rozmowie, nie w produkcie.
• Konwersja finalizacji — zapłacone wobec wszystkich zamkniętych spraw. Niska = problem po demo: cena, timing albo brak follow‑upu.
• Kontrakty i prowizja za bieżący miesiąc.
• Powody rezygnacji — zbiorczo, z licznikiem przy każdym powodzie.

Dlatego powód rezygnacji wpisuj konkretnie

Panel zlicza powody dosłownie tak, jak je wpiszesz. „Nie chciał" i „za drogo" wylądują jako dwie osobne pozycje i żadna niczego nie nauczy. Pisz krótko i powtarzalnie: cena · brak kontaktu · ma inną centralę · zespół się nie zgodził · odłożone na później.

Trzy zasady języka

• Łączysz przez „jednocześnie" — nigdy „ale". „Ale" kasuje wszystko, co powiedziałeś przed nim.
• Nigdy na kontrę, nigdy w spór. Wygrana dyskusja to przegrane demo.
• Cena zawsze składowo (per pozycja), nigdy jako suma pakietu.

Zawsze kończ pytaniem

Każda z poniższych odpowiedzi wraca do klienta pytaniem albo propozycją terminu. Odpowiedź bez pytania oddaje inicjatywę — i rozmowa kończy się na „to ja się odezwę".

W ciągu 15 minut

Zadzwoń — najczęściej klient po prostu utknął przy pacjencie. Nie pisz „szkoda, że Pana nie było": zaproponuj od razu dwa nowe terminy.

Zapobieganie działa lepiej niż ratowanie

• SMS z przypomnieniem dzień przed demo i godzinę przed.
• Termin proponuj przed pacjentami albo po nich — nie w środku dnia przyjęć.
• Umawiaj konkretnie: „wtorek 12:00 czy środa 15:00?", nie „w przyszłym tygodniu".

⏱️ Automatyczne przypomnienia

Panel pokazuje zaległe follow‑upy, gdy się do niego zalogujesz. Brakuje powiadomienia, które samo trafi do doradcy (mail/SMS rano z listą „Na dziś" i zaległymi). małe — jeden cron + szablon

🎯 Zatwierdzenie kadencji prób

Ile telefonów, w jakich odstępach i kiedy przenieść klienta na „Rezygnacja — brak kontaktu". Propozycja jest wyżej; potrzebna decyzja, żeby stała się standardem, a nie prywatnym stylem każdego doradcy. decyzja, nie kod

⏱️ Średni czas do pierwszego kontaktu

Dwie konwersje („Moje wyniki") już są. Brakuje jedynej metryki, którą doradca kontroluje w 100%: ile godzin mija od rejestracji do pierwszego telefonu. To ona najmocniej przekłada się na resztę lejka. małe — daty rejestracji i pierwszej rozmowy są w bazie

🗂️ Słownik powodów rezygnacji

Zestawienie powodów już działa, ale powód wpisuje się ręcznie — więc „nie chciał" i „za drogo" to dwa osobne słupki. Lista do wyboru (z polem „inne") zamieni to w realny wniosek. małe — jedno pole wyboru

💬 Obiekcje spoza standardu

Miejsce, gdzie doradca zgłasza nową obiekcję z rozmowy, żeby trafiła do standardu DRS z zatwierdzoną odpowiedzią. Dziś każdy radzi sobie sam i wiedza ginie. małe — formularz + przegląd

🎬 Nagrane demo pokazowe

5‑minutowe wideo „jak wygląda pokaz" dla nowego doradcy — szybsze wdrożenie niż czytanie tego przewodnika od zera. średnie — produkcja materiału