TAMAIA · Doskonała Rejestracja Standard wewnętrzny · doradca klienta

Przewodnik doradcy — pełny cykl

Od pierwszej rozmowy z gabinetem, przez wdrożenie i przeniesienie numeru, po uruchomioną centralkę. Jeden dokument prowadzący Cię przez całą drogę klienta.

Standard doradcy klienta Pierwszy kontakt → aktywacja → centralka Edycja · lipiec 2026

Najważniejsze w 30 sekund

Twoim wynikiem nie jest podpis — jest żywy klient, który korzysta z centrali

Klient, który korzysta z centrali, kupuje sam. Klient, który nie korzysta — nie kupi nigdy. Cała Twoja praca prowadzi do jednego: żeby w CRM Sprzedaż zapalił się kafelek „Centralka działa”.

Jesteś doradcą klienta, nie handlowcem. Nie sprzedajesz systemu — pomagasz go używać.
Pierwsza rozmowa ma jeden cel: umówić 15-minutowe demo. Klient mówi 70%, Ty 30%.
Po „tak” prowadzisz wdrożenie 5 dni (dzień 0 → start na żywo) — całe po naszej stronie.
Numer przenosi się bez przerwy w odbieraniu; Kreator centralki zbiera całą konfigurację w 6 krokach.
Cena zawsze na końcu i w kontekście straty. Uczciwość ponad wszystko — nie obiecujemy tego, czego nie mamy.

To interaktywna wersja przewodnika — treść jest pogrupowana w składane części, a w nich w rozdziały. Kliknij część albo pozycję w spisie, aby otworzyć właściwe miejsce; przyciskami na górze rozwiniesz lub zwiniesz wszystko naraz. Wskazówka: link do rozdziału (np. …przewodnik-doradcy.html#r08) możesz zapisać w zakładkach i wracać jednym kliknięciem.

IPierwsza rozmowa i sprzedażZimny telefon do gabinetu: od otwarcia rozmowy do umówionego demorozdziały 01–08

01Twoja rola: doradca klienta

Część I · Pierwsza rozmowa i sprzedaż

01Twoja rola: doradca klienta

Od pierwszej sekundy jesteś doradcą klienta, nie handlowcem. Nie sprzedajesz systemu — pomagasz go używać. Ta jedna zmiana perspektywy decyduje o całej rozmowie.

Kompas Klient, który korzysta z centrali, kupuje sam. Klient, który nie korzysta — nie kupi nigdy. Dlatego Twoim wynikiem nie jest podpis, lecz żywy kafelek klienta w CRM Sprzedaż: „Centralka działa”, liczba połączeń i nagrań, ostatnie połączenie.

Podział ról: technika osobno, motywacja osobno

Ty = motywacja i aktywacja

Rozumiesz potrzebę gabinetu i pokazujesz wartość.
Umawiasz demo, prowadzisz przez wdrożenie, pilnujesz, żeby klient realnie zaczął korzystać.
Jesteś jednym, stałym punktem kontaktu — „swoim człowiekiem”.

Ringostat = technika

Helpdesk techniczny: 739 109 594.
Konfiguracja centrali, nagrania, przeniesienie numeru „od strony kabli”.
Nie musisz znać technikaliów — kontaktujesz się z Ringostatem sam, nie odsyłasz tam klienta.

Jesteśmy jedną twarzą — TAMAIA Dla klienta twarzą jesteśmy my, TAMAIA; Ringostat to tylko operator w tle. Gdy pojawia się sprawa techniczna — załatw ją sam z Ringostatem i wróć do klienta z gotowym rozwiązaniem. Nie odbijaj piłki między klientem a Ringostatem.

Kogo masz po drugiej stronie

Szef praktyki to zwykle lekarz i właściciel w jednym. Założył konto, wszedł na konto pokazowe (dane przykładowe) i dostał automatyczny mail powitalny od MAI. Zanim zadzwonisz, pamiętaj o jego typowych obawach:

„Kolejny system i kolejne logowania” — zmęczenie narzędziami.

„Zespół to źle przyjmie” — „dziewczyny pomyślą, że je podsłuchuję”.

RODO i nagrywanie — czy to legalne, gdzie trafiają dane.

„Zaraz mi coś wcisną” — obawa przed sprzedażą pod presją.

Czym jest TAMAIA — jedno zdanie do głowy To nie program stomatologiczny i nie kalendarz do umawiania. To nowoczesna i inteligentna centralka telefoniczna + CRM recepcji, która mierzy i podnosi skuteczność „rozmowa → wizyta” i pokazuje właścicielowi jedną liczbę: ile pieniędzy odzyskała. Nie zastępuje programu — daje mu super wsparcie: MAIĘ.

02Przygotowanie do rozmowy (3 minuty)

Część I · Pierwsza rozmowa i sprzedaż

02Przygotowanie do rozmowy (3 minuty)

Trzy minuty przygotowania zmieniają rozmowę „na zimno” w rozmowę „na ciepło”. Zajrzyj w trzy miejsca, zanim wybierzesz numer.

Formularz

Kto i skąd, liczba osób w recepcji (→ pakiet i wycena), „czy używa centralki i jakiej”, „czy nagrywa”, data i godzina rejestracji — im świeższa, tym cieplejsza.

Kafelek w CRM

Status korzystania z konta pokazowego oraz „Zespół rejestracji” — adresy e-mail rejestratorek, do których napiszesz osobno.

Strona praktyki

Minuta na stronie gabinetu: profil, zakres zabiegów, ton komunikacji. Wejdziesz w rozmowę „ich językiem”.

Cel rozmowy Cel główny: 15-minutowe demo. Cel minimum: poznana potrzeba + zgoda na kontakt. Nie próbujesz sprzedać na tym telefonie — otwierasz drzwi.

03Otwarcie i skrypt (pierwsze 20 sekund)

Część I · Pierwsza rozmowa i sprzedaż

03Otwarcie i skrypt (pierwsze 20 sekund)

Pierwsze zdania decydują, czy rozmowa się wydarzy. Przedstaw się jako doradca klienta, powiedz wprost, dlaczego dzwonisz, i od razu zapytaj o zgodę na moment.

Skrypt główny „Dzień dobry, [imię i nazwisko], TAMAIA. Będę Pana/Pani doradcą klienta. Na wstępie bardzo dziękuję za założenie u nas konta [dziś/wczoraj] — chcę pomóc Państwu w jak najsprawniejszym wdrożeniu naszego rozwiązania. Czy możemy teraz chwilę porozmawiać?”

→

Jeśli „nie teraz”

Nie naciskaj: „Rozumiem — kiedy mogę zadzwonić?” i ustal konkretną datę i godzinę. Zapisz w CRM i zadzwoń punktualnie.

→

Jeśli „tak”

„Świetnie. Na początek chciałbym zadać dwa krótkie pytania.” → przechodzisz do pytań odkrywających (rozdział 04).

Cztery warianty otwarcia

Odbiera rejestratorka

Przedstaw się ciepło, poproś o połączenie z właścicielem; jeśli go nie ma — ustal, kiedy oddzwonić. Rejestratorka to Twój sojusznik, nie przeszkoda.

Pośpiech, „między pacjentami”

„Słyszę, że macie ruch — nie przedłużam. Kiedy mogę złapać Pana na trzy minuty: dziś po pacjentach czy jutro rano?”

Poczta głosowa

Zostaw krótką wiadomość i natychmiast wyślij SMS — nie dzwoń drugi raz tego samego dnia. Od dublowania kontaktu jest SMS, nie kolejny telefon.

„Skąd Pan ma mój numer?”

„Zostawił go Pan dziś, zakładając u nas konto — dlatego dzwonię jako Pana doradca, żeby pomóc dobrze wystartować.” Spokojnie, bez tłumaczenia się.

04Pytania, centrala i pomost do demo

Część I · Pierwsza rozmowa i sprzedaż

04Pytania, centrala i pomost do demo

Rozmowa to nie prezentacja funkcji. Pytasz, słuchasz, notujesz — a potem jednym zdaniem budujesz pomost do demo i proponujesz konkretny termin.

Zasada 70 / 30 Klient mówi 70% czasu. Ty pytasz, parafrazujesz i notujesz jego słowa dosłownie w CRM. Im więcej mówi, tym więcej wiesz — i tym łatwiej dobierzesz pomost.

Pytania odkrywające — dwa tory

Na wstępie zadajesz dwa pytania, dobrane do tego, czy klient ma już centralkę. Pochwal to, co ma, i słuchaj — odpowiedzi poprowadzą całą resztę rozmowy.

Gdy MAJĄ centralkę 1. „Widziałem, że korzystacie z centralki [nazwa] — i to super. A z których funkcji korzystają Państwo codziennie i które są dla Państwa najważniejsze?”

2. „Z jakiego powodu rozważają Państwo zmianę [nazwa centralki] na TAMAIA?”

Gdy NIE mają centralki 1. „Co Pana/Panią zainteresowało w naszym rozwiązaniu?”

2. „Gdyby jeden element w rejestracji miał dzięki centralce działać lepiej — co by to było?”

Jak odbić odpowiedź — parafraza → wartość → demo

Cokolwiek usłyszysz, odbij to tym samym schematem: odbij słowami klienta → doceń → dołóż jedno zdanie wartości przez „jednocześnie / właśnie dlatego” (nigdy „ale”) → wróć do demo. Notuj jego słowa dosłownie — to oś całej dalszej rozmowy.

Mają centralkę · Pyt. 1 — zwykle usłyszysz: nagrywanie rozmów, kolejki i przekierowania, statystyki połączeń, oddzwanianie do nieodebranych.

Parafraza → wartość „Czyli najważniejsze jest dla Państwa to, żeby żadne połączenie nie ginęło i wszystko było nagrane — dobrze rozumiem? To właśnie jest w TAMAI podstawą, a jednocześnie dokładamy rzecz, której sama centralka nie ma: MAIA te nagrania słucha za Was, po każdej rozmowie daje jedną radę i liczy, ile z nich skończyło się wizytą — i jaką wizytą, oraz jaka jest skuteczność i jakość rozmów każdej osoby z rejestracji.”

Gdy akcent pada na statystyki „Skoro lubią Państwo mieć liczby — my pokazujemy ich wiele, ale wyróżniamy tę jedną, która najbardziej interesuje właściciela: ile złotówek miesięcznie udało się odzyskać.”

Mają centralkę · Pyt. 2 — to złoto: klient sam nazywa problem. Notuj dosłownie, bo to oś demo.

Parafraza → wartość „Czyli tak naprawdę chodzi o to, żeby telefon realnie zamieniał się w wizyty, a nie tylko dzwonił — zgadza się? To dokładnie pytanie, na które TAMAIA odpowiada liczbą. Pokażę Panu to na 15-minutowym demo i policzymy pod Państwa praktykę, ile da się odzyskać i jak TAMAIA działa.”

Uczciwie Jeśli powodem zmiany jest konkretna integracja z ich programem — nie obiecuj jej z automatu. Powiedz: „sprawdzę to pod Państwa system i wrócę z pewną odpowiedzią”.

Nie mają centralki · Pyt. 1 — to jego „gorący guzik”: wzmocnij dokładnie to, co wskazał, i trzymaj się tego wątku.

Parafraza → wartość „Czyli najbardziej przyciągnęło Państwa to, że żaden telefon nie ucieka bez kontaktu — dobrze słyszę? I to naprawdę tak działa: każde nieodebrane jest w kolejce oddzwonień, a MAIA pomaga zespołowi w samej rozmowie. Pokażę to na żywo.”

Nie mają centralki · Pyt. 2 — to jego wymarzony efekt: obiecaj (uczciwie) pokazać dokładnie to i wycenić.

Parafraza → wartość „Czyli gdyby żaden pacjent nie zostawał bez oddzwonienia, to byłaby dla Państwa realna zmiana — tak? To jest właśnie serce TAMAI. Na demo pokażę Panu ten jeden element w działaniu i policzymy, ile to dla praktyki warte miesięcznie.”

Pomost i termin

Jedno zdanie pomostu (dopasowane do jego tematu) i dwa konkretne terminy z nietypowymi minutami — brzmią jak realny kalendarz, nie jak formułka. Zakres 24–72 h, najlepiej „przed pacjentami”.

Propozycja demo „Najwięcej zobaczy Pan w 15 minut przy ekranie: przejdziemy przez [jego temat] i policzymy na kalkulatorze, ile Pana praktyka może odzyskiwać miesięcznie. Mam jutro 8:40, przed pacjentami, albo czwartek 13:10 — co pasuje bardziej?”

Rób

Słuchaj i notuj słowa klienta dosłownie.
Chwal to, co już ma.
Proponuj dwa konkretne terminy z dziwnymi minutami.
Wiąż korzyść ze stratą, którą klient sam nazwał.

Nie rób

„Czy mogę zająć chwilkę?” — kasujesz własną pozycję.
Recytowania funkcji, zanim poznasz potrzebę.
Słowa „oferta”; obiecywania „30 sekund”, gdy chcesz rozmawiać dłużej.
Drugiego telefonu tego samego dnia po nieodebranym — od tego jest SMS.

05SMS i e-mail: do szefa i do rejestratorek

Część I · Pierwsza rozmowa i sprzedaż

05SMS i e-mail: do szefa i do rejestratorek

Wiadomości pisane wspierają telefon, nie zastępują go. Krótko, konkretnie, bez dublowania automatycznych maili od MAI.

Do szefa praktyki

Trzy typowe sytuacje: po nieodebranym, jako potwierdzenie terminu, lub obietnica z rozmowy (obiecałeś coś przysłać). Zasady: nie dubluj MAI, bez załączników, maksymalnie 5 zdań. Gotowe wzory SMS-a i e-maila „po rejestracji, gdy klient nie odbiera” znajdziesz w rozdziale 09 — to najczęstsza sytuacja pisana.

Do rejestratorek — osobno i z imienia

Zasada Do rejestratorek piszesz po rozmowie z szefem, osobno do każdej i z imienia. Ton ciepły, po partnersku: jesteś sojusznikiem, nie kontrolerem. „Od pierwszego dnia masz we mnie swojego człowieka”, „wynik widzisz pierwsza”.

E-mail do rejestratorki (ton) „Cześć [imię], jestem [imię] z TAMAIA i jestem doradcą klienta, aby pomagać we wdrożeniu. MAIA super pomaga w rozmowach z pacjentami, a na swoim pulpicie będziesz miała wszystkie najważniejsze informacje. Jak będę mógł jakoś pomóc, to pisz lub dzwoń wprost do mnie.”

06Ceny, pakiety i test

Część I · Pierwsza rozmowa i sprzedaż

06Ceny, pakiety i test

Cena zawsze na końcu i zawsze w kontekście straty. Najpierw korzyść i potrzeba, dopiero potem liczba — i od razu zestawiona z tym, ile gabinet dziś traci.

Pakiet	Cena (brutto / mies.)	Dla kogo
Plus	od 499 zł	Mniejsza recepcja, wejście w system.
Pro najczęściej wybierany	od 699 zł	Pełny system dla typowego gabinetu — rekomendowany.
Premium	od 1 499 zł	Większe praktyki, rozszerzony zakres.

Ceny dla zespołu do 3 osób; każda kolejna osoba +100 zł. Płatność roczna, jedna faktura.

Test 14 dni, pełen system, bez karty — „nic nie pobiera się automatycznie”.

Wdrożenie gratis, uruchomienie w 5 dni roboczych, pierwsze nagrania w 3–5 dni. (W innych centralkach wdrożenie to 6–8 tys. zł.)

Kotwica straty: średni gabinet traci ok. 31 500 zł/mies. na nieodebranych — system to „mniej niż jeden no-show tygodniowo”.

Telefonia (koszty zmienne): przychodzące 0 zł, wychodzące ~0,15 zł/min, dodatkowy numer 6 zł (stacjonarny) / 18 zł (komórkowy).

Liczby „+18% po 90 dniach” podawaj jako średni możliwy wzrost wg naszej metodyki — nie jako gwarancję. Nie mamy jeszcze gotowego case study gabinetu; najtwardszym dowodem są własne rozmowy klienta z 14-dniowego testu.

07Konkurencja i pozycjonowanie

Część I · Pierwsza rozmowa i sprzedaż

07Konkurencja i pozycjonowanie

Rynek dzieli się na cztery kategorie. Realnie walczymy tylko z dwiema. Wiedz, kto jest rywalem, kto kanałem, a kto naszym partnerem.

Kategoria	Kto	Nasze ustawienie
A · Programy do gabinetu nie rywal	IQ Dental ★ wkrótce integracja, FelgDent, Prodentis, Estomed, Kamsoft, Mediporta, Medfile…	„Dokumentacji nie ruszamy — TAMAIA pracuje o krok wcześniej: na telefonie.”
B · CRM / telefonia medyczna walka	Medidesk (największy, ogólnomedyczny), Reception OS, ZnanyLekarz Phone, Proassist, Focus, Thulium…	„Owszem, telefon — ale ślepy na to, czy rozmowa skończyła się wizytą.”
C · Boty głosowe AI inny model	recepcja.ai, VoiceFleet.ai, Dental OS, Talkie.ai, odbierze.ai…	„Oni zastępują człowieka robotem; my rozwijamy człowieka.” (Robot 24/7 tylko noc i weekend.)
D · Rezerwacja online kanał	ZnanyLekarz (Docplanner), e-rejestracja Medfile.	„Przyprowadza pacjenta, który sam klika; pilni i drodzy dzwonią — a tego wejścia ZnanyLekarz nie widzi.”

Partnerzy, nie rywale Ringostat (telefonia i nagrania — TAMAIA na nim bazuje) oraz PL Fon (operator numeru; numer zostaje własnością klienta). Gdy klient mówi „mamy Ringostat” — „tym lepiej, TAMAIA siada na tym”.

Stała przewaga TAMAIA

Dedykacja stomatologii MAIA — żywy sufler na żywo Ocena 100% rozmów + jedna rada Rozwój rejestratorki + Akademia DRS Kończymy na pieniądzach właściciela

Vs Medidesk konkretnie: „solidny system — i zarazem ogólnomedyczny, ten sam dla przychodni POZ i dla dentysty. TAMAIA jest zbudowana pod gabinet stomatologiczny: MAIA rozumie rozmowę o bólu, o cenie implantu, o odwlekanej konsultacji”.

Amunicja liczbowa (dane branżowe, jako ilustracja skali — nie gwarancja): ok. 44% pierwszych prób połączeń bywa nieodebranych; 60% pacjentów nie dzwoni drugi raz; 3 na 4 telefony dotyczą umówienia, zmiany lub odwołania wizyty.

08Obiekcje — biblioteka odpowiedzi

Część I · Pierwsza rozmowa i sprzedaż

08Obiekcje — biblioteka odpowiedzi

Obiekcji nie „zbijamy” — neutralizujemy: przyznaj rację → zdejmij napięcie → dołóż jedno zdanie wartości → wróć do kroku. Łącz przez „i… / jednocześnie”, unikaj „ale”. Nigdy na kontrę, nigdy spór.

Nie mam teraz czasu.

„Rozumiem, dlatego nie przedłużam. Kiedy będzie lepszy moment — dziś po pacjentach czy jutro rano? Zadzwonię punktualnie.”

Mamy już centralę.

„To świetnie. Jednocześnie TAMAIA nie zastępuje centrali, tylko dokłada MAIĘ: liczy, ile rozmów zamienia się w wizyty. Której używacie i co w niej lubicie? Zestawimy to na demo.”

Proszę coś wysłać na maila.

„Jasne, wyślę dziś krótkie podsumowanie. Jednocześnie najwięcej widać w 15 minut przy ekranie — zadzwonię w czwartek o 13:10?”

Ile to kosztuje?

„Pakiety od 499 zł miesięcznie brutto dla trzyosobowej recepcji, pełny system 699 zł — mniej niż jeden no-show tygodniowo. Jednocześnie, ile osób pracuje u Pana w rejestracji? Na demo policzymy to pod Pana praktykę.”

Tylko się rozglądam…

„I bardzo dobrze — od tego jest to konto. A co Pana zaciekawiło najbardziej? Test i tak jest bez karty.”

Nagrywanie rozmów? Czy to legalne?

„Tak — to standard jak w każdej centralce: dzwoniący jest informowany, dane zostają w UE, a Państwo dostają gotowe zapisy RODO.”

Zespół się na to nie zgodzi.

„MAIA nie ocenia ludzi — ocenia rozmowy, a rejestratorka pierwsza widzi swój wynik. Napiszę do dziewczyn osobiście, po partnersku.”

Skąd mam wiedzieć, że to działa?

„Uczciwie: +18% to średni możliwy wzrost umówionych wizyt po 90 dniach wg naszej metodyki. Najtwardszym dowodem będą Pana własne rozmowy — dlatego test trwa 14 dni i nie wymaga karty.”

IIPo rejestracji — oddzwonienie i konfiguracjaKlient się zarejestrował: oddzwonienie, rozmowa konfiguracyjna i Kreator centralkirozdziały 09–12

09Przydział i oddzwonienie

Część II · Po rejestracji — oddzwonienie i konfiguracja

09Przydział i oddzwonienie

Ścieżka jest prosta i szybka: klient wypełnia formularz na stronie → dostajesz e-mail z przydziałem klienta do siebie → oddzwaniasz najszybciej, jak to możliwe. Tempo jest tu wszystkim.

Reguła czasu — zapamiętaj Oddzwoń najlepiej od razu, jeszcze tego samego dnia. Jeśli naprawdę nie możesz — najpóźniej następnego dnia do 12:00. Dzwonisz w godzinach biznesowych 8:00–19:30. Świeży lead jest ciepły — z każdą godziną stygnie.

Klient rejestruje się na formularzu

Na stronie zostawia dane praktyki i telefon. Wchodzi na konto pokazowe.

Dostajesz e-mail z przydziałem

Klient jest przypisany do Ciebie — od tego momentu jesteś jego doradcą i to Ty czuwasz nad całą drogą.

Oddzwaniasz (reguła powyżej)

Gdy klient nie odbiera — od razu wyślij SMS oraz e-mail: że dzwoniłeś i prosisz o wiadomość, kiedy możesz zadzwonić.

Wzór rozmowy po rejestracji (gdy się dodzwonisz)

Prowadź naturalnie, własnymi słowami — poniżej rusztowanie sześciu momentów rozmowy. Klient mówi 70%, Ty słuchasz i notujesz.

1 · Otwarcie„Dzień dobry, [imię i nazwisko], TAMAIA — Doskonała Rejestracja. Będę Pana doradcą klienta. Na wstępie bardzo dziękuję za założenie u nas konta [dziś/wczoraj] — dzwonię, żeby pomóc Panu dobrze wystartować i zdjąć z Pana całą część techniczną. Ma Pan teraz chwilę, dosłownie kilka minut?”

2 · Cel i odciążenie„Moim zadaniem jest ustawić wszystko po naszej stronie. Zadam kilka pytań, wypełnię za Pana formularz konfiguracji, a Pan nie musi nic klikać ani niczego instalować samodzielnie — poprowadzę Pana krok po kroku.”

3 · Zbieranie danych„Powiem, o co zapytam: kto u Was odbiera telefony i ile osób jest w rejestracji, w jakich godzinach pracujecie, jaki numer obsługujecie dziś i czy macie już centralę, oraz na czym rejestratorki pracują — na komórce, na komputerze czy na telefonach VoIP.”

4 · Jak działa centralka„Teraz w dwóch zdaniach, jak to będzie u Was działać: każda rejestratorka loguje się na swoje konto w aplikacji i na nim prowadzi rozmowy; na komputerze przy telefonie od pacjenta wyskakuje kafelek rozmowy, a jeśli jest podłączony mikrofon — MAIA podpowiada na ekranie, co powiedzieć.”

5 · Przekierowanie połączeń„Żeby ruszyć bez zmiany Waszego numeru, przekierujemy połączenia na numer, który Państwo od nas dostaną. Jeśli macie centralę — zrobi to Wasz operator; jeśli odbieracie na komórce — ustawimy proste przekierowanie kodem. Numer działa cały czas, nic nie ginie.”

6 · Umówienie spotkania online„Gdy numer już będzie działał, umówmy krótkie spotkanie online — pokażę wszystko na ekranie i wspólnie zalogujemy zespół. Pasuje Panu jutro 8:40, przed pacjentami, czy czwartek 13:10?”

Wzór SMS — gdy klient nie odbiera

SMS„Dzień dobry, [imię] z TAMAIA — Doskonała Rejestracja. Dzwoniłem do Pana po dzisiejszej rejestracji, żeby pomóc Panu wystartować i ustawić wszystko po naszej stronie. Nie zastałem Pana — proszę o SMS, kiedy mogę zadzwonić. Oddzwonię punktualnie. [imię, tel.]”

Wzór e-maila — gdy klient nie odbiera

E-mailTemat: Dzwoniłem do Pana — TAMAIA, Doskonała Rejestracja

Dzień dobry [imię],

nazywam się [imię i nazwisko] i będę Pana doradcą klienta w TAMAI. Dzwoniłem dziś po Pana rejestracji, ale nie udało mi się Pana zastać.

Chcę pomóc Panu dobrze wystartować i zdjąć z Pana całą konfigurację — ustawiamy wszystko po naszej stronie. Zajmie to kilka minut rozmowy.

Proszę o krótką odpowiedź lub SMS z dogodną porą, a zadzwonię punktualnie. Jestem pod numerem [tel.].

Pozdrawiam,
[imię i nazwisko] · doradca klienta · TAMAIA — Doskonała Rejestracja

10Rozmowa konfiguracyjna: zbierz dane, odciąż klienta

Część II · Po rejestracji — oddzwonienie i konfiguracja

10Rozmowa konfiguracyjna: zbierz dane, odciąż klienta

Gdy się dodzwonisz, kluczem jest wypełnienie formularza konfiguracji systemu: zbierasz dane i zdejmujesz z klienta całą robotę techniczną. To Ty prowadzisz, klient tylko odpowiada.

Złota zasada tego etapu Odciążasz klienta. Nie mówisz „proszę wejść i uzupełnić” — mówisz „zapytam i ustawię za Pana”. Im mniej klient musi zrobić sam, tym szybciej ruszy i tym większa szansa, że zostanie.

Co zbierasz do konfiguracji

Zespół: kto odbiera telefony, ile osób w rejestracji, imiona i e-maile (to będą loginy).

Godziny pracy: w tygodniu i w weekend (jeśli pracują).

Numer i centrala: jaki numer obsługują dziś, czy mają centralę i jaką, kto jest operatorem.

Urządzenia: na czym pracuje recepcja — komórka, komputer ze słuchawkami i mikrofonem, czy telefony VoIP (Gigaset). (Szczegóły → rozdział 13.)

Sposób odbierania: wszyscy naraz, kolejno, czy menu wyboru — oraz co ma się dziać, gdy nikt nie odbierze. (To wprowadzasz w Kreatorze → rozdział 11.)

Wszystko, co zbierzesz, wpisujesz do Kreatora konfiguracji centralki (rozdział 11). Dane trafiają jednocześnie do zespołu Ringostat (konfiguracja centrali) i do konta klienta w CRM Sprzedaż.

11Kreator centralki — sześć kroków

Część II · Po rejestracji — oddzwonienie i konfiguracja

11Kreator centralki — sześć kroków

Kreator zamienia rozmowę „zbieramy dane do centralki” w prosty formularz. Wypełniasz go raz, a dane lecą jednocześnie w dwa miejsca: konfiguracja centrali (zlecenie dla Ringostat) i konto klienta w CRM Sprzedaż. Kolejność kroków jest stała.

Funkcja w przygotowaniu · stan lipiec 2026

Na dziś gotowe są specyfikacja, klikalna makieta i prompt wdrożeniowy — kreator wchodzi na produkcję etapami. Póki nie jest wdrożony, te same dane zbierasz w rozmowie i przekazujesz zespołowi Ringostat. Poniższy opis pokazuje, jak kreator działa i co w nim ustawisz.

Zespół — „Kto odbiera telefony?”

Wiersze osób: imię i nazwisko, e-mail (to login), rola (Personel rejestracji · Koordynator rejestracji · Menedżer · Właściciel/Administrator). Pierwszy wiersz to osoba z rejestracji. Twardy wymóg: „Osoba odpowiedzialna za wdrożenie” — osoba + e-mail + telefon komórkowy; bez tego nie przejdziesz dalej.

Godziny pracy — „Kiedy odbieracie telefony?”

Pon–pt (domyślnie 08:00–18:00). Przełącznik „Pracujecie też w weekend” ujawnia sobotę i niedzielę osobno. Opcja „Różne osoby mają różne grafiki”.

Numer — „Jaki numer obsługujecie dziś?”

Typ: stacjonarny / komórkowy / oba. Po udanych testach: przenieść obecny numer albo nowy numer. Na czas testów klient dostaje numer testowy bezpłatnie — decyzja bez ryzyka.

Odbieranie — „Jak ma dzwonić telefon?”

A · Wszyscy naraz (rekomendowane, domyślne) · B · Kolejno · C · Menu wyboru (IVR) · D · Inna logika. Do tego komunikat powitalny: nagranie systemowe (gotowy tekst z nazwą kliniki) albo własne nagranie klienta.

Gdy nikt nie odbierze

Poczta głosowa systemowa (rekomendowana) · przekierowanie na inny numer (np. komórka właściciela) · własne nagranie. Reguła stała: każde nieodebrane trafia do kolejki „Do oddzwonienia” — nic nie ginie.

Podsumowanie — „Sprawdź i wyślij zlecenie”

Podgląd: panel Ringostat (centrala) + konto w CRM. Klikasz „Wyślij zlecenie” — leci do zespołu Ringostat (helpdesk 739 109 594), loginy zespołu idą mailem, uruchomienie zwykle w 3–5 dni.

12Tryby wypełniania i typowe scenariusze

Część II · Po rejestracji — oddzwonienie i konfiguracja

12Tryby wypełniania i typowe scenariusze

Domyślnie wypełniasz kreator Ty, razem z klientem w trakcie rozmowy. Klient robi sam tylko to, czego naprawdę nie da się zrobić za niego.

Doradca-współpilot

Domyślny. Wypełniasz całość z klientem, znasz defaulty i „złotą zasadę”.

Link do klienta

Wysyłasz magic-link (SMS/e-mail, ważny 7 dni) na 2–3 pola, które musi podać klient — własne nagrania powitania/poczty i potwierdzenie e-maili rejestratorek.

Klient samodzielnie

Opcja: klient przechodzi całość na bezpiecznych domyślnych ustawieniach.

Typowe scenariusze

Jeden gabinet, standard (najszybszy): same defaulty — wszyscy naraz, powitanie i poczta systemowa, 8–18 pon–pt, przeniesienie numeru. „Dalej → Dalej → Wyślij”.

Praca weekendowa: włącz „Pracujecie też w weekend”, ustaw sobotę (niedziela zwykle nieczynna).

Różne grafiki: włącz „Różne osoby mają różne grafiki”.

Menu IVR: schemat C — opcje „1 — nowi pacjenci”, „2 — stali”; poproś klienta o scenariusz nagrania.

Przekierowanie po godzinach: ścieżka rezerwowa „Przekierowanie na inny numer” (np. komórka właściciela).

IIIJak działa centralkaWiedza tła dla klienta: na czym pracuje recepcja i jak przełączyć numerrozdziały 13–14

13Na czym pracuje recepcja i jak wygląda rozmowa

Część III · Jak działa centralka

13Na czym pracuje recepcja i jak wygląda rozmowa

To najważniejszy fragment, który tłumaczysz klientowi. Gdy zrozumie, jak prosto to działa u niego, znika obawa „kolejnego trudnego systemu”.

Trzy sposoby pracy recepcji

📱

Komórka

Rejestratorka instaluje aplikację TAMAIA na telefonie i prowadzi rozmowy przez nią.

💻

Komputer + słuchawki + mikrofon

Praca przez aplikację na komputerze; zestaw słuchawkowy z mikrofonem daje najlepszą jakość i włącza sufler MAI.

☎️

Telefon VoIP (Gigaset)

Dedykowany aparat VoIP — dla gabinetów, które wolą klasyczną słuchawkę.

Logowanie rejestratorek — każda na swoim koncie

Zasada logowania Każda rejestratorka loguje się na swoje własne konto i na danym, zalogowanym telefonie prowadzi rozmowy. Gdy kończy pracę — wylogowuje się, a kolejna rejestratorka loguje się na swoje konto i prowadzi rozmowy u siebie. Dzięki temu każda rozmowa jest przypisana do właściwej osoby.

Jak wygląda rozmowa na komputerze

Włączona aplikacja TAMAIA

Rejestratorka ma otwartą aplikację na komputerze przez cały dyżur.

Dzwoni pacjent → kafelek rozmowy

Na ekranie komputera pojawia się kafelek z rozmową — kto dzwoni i kontekst.

Podłączony mikrofon → sufler MAI

Jeśli do komputera podłączony jest mikrofon, rejestratorka w trakcie rozmowy otrzymuje na ekranie podpowiedzi od MAI — co powiedzieć.

To jest serce przewagi TAMAIA: nie „kolejny telefon”, tylko żywe wsparcie rejestratorki w czasie rozmowy. MAIA pomaga w rozmowie — nie ocenia człowieka.

14Przekierowanie połączeń na numer TAMAIA

Część III · Jak działa centralka

14Przekierowanie połączeń na numer TAMAIA

To najważniejszy krok techniczny startu. Klient dostaje od nas numer; teraz kierujemy na niego ruch — bez zmiany numeru, który pacjenci znają.

Gdy klient ma centralę

Przekierowanie rozmów z dotychczasowej centrali na nowy numer TAMAIA.
Konieczny kontakt z operatorem klienta i podanie numeru, który od nas otrzyma.
W razie potrzeby pomaga helpdesk Ringostat: 739 109 594.

Gdy nie mają centrali

Przekierowanie numeru komórkowego praktyki na numer TAMAIA.
Ustawia się kodem wybieranym z klawiatury telefonu (poniżej, wg operatora).
Numer TAMAIA do wpisania w kodzie podajesz klientowi Ty.

Kody przekierowania komórki (wspólne dla wszystkich operatorów)

Działanie	Kod — T-Mobile · Plus · Orange · Play
Włączenie przekierowania	*21+48numer# i zielona słuchawka
Sprawdzenie statusu	*#21#
Wyłączenie	##21# (skasowanie wszystkich rodzajów przekierowań: ##002#)

Ten sam standardowy kod GSM działa u wszystkich czterech operatorów (zweryfikowano w oficjalnych instrukcjach operatorów, lipiec 2026). W miejsce „numer” wpisz 9 cyfr numeru TAMAIA — prefiks +48 jest już w kodzie. To przekierowanie bezwarunkowe (wszystkie połączenia). Jeśli telefon nie przyjmie kodu, potwierdź format u operatora klienta lub skieruj do helpdesku Ringostat.

Start teraz, przeniesienie później Na start wystarcza przekierowanie na numer testowy TAMAIA (bezpłatny na czas testów). Docelowe przeniesienie numeru na własność do naszego operatora robi się dopiero po udanych testach — to osobna, prosta procedura w aplikacji (patrz niżej).

Docelowe przeniesienie numeru (po testach)

Gdy klient zdecyduje się zostać, numer można przenieść na stałe. Procedura jest samoobsługowa w aplikacji (app.tamaia.pl → profil w lewym dolnym rogu → „Przeniesienie numeru”). Klient wpisuje numer i obecnego operatora, podpisuje elektronicznie lub ręcznie (z pieczątką), a system generuje komplet dwóch dokumentów: „Wniosek PLFon” i „Oświadczenie” i wysyła je do Ringostat.

Twoja rola doradcy: bądź przypisany do klienta w CRM (dostaniesz kopię/DW wniosku), nakieruj klienta na funkcję, zweryfikuj dane (nazwa, NIP, numer, podpis) i pilnuj statusu.

Przy brakach formalnych — skontaktuj się z klientem i uzupełnij. Numer klienta działa przez cały czas procesu.

IVFinalizacjaPo uruchomieniu numeru: pokaz, dane praktyki i droga do decyzjirozdział 15

15Po uruchomieniu numeru: pokaz, dane i pielęgnacja

Część IV · Finalizacja

15Po uruchomieniu numeru: pokaz, dane i pielęgnacja

Numer działa — teraz zamieniasz „ustawione” w „używane”. To tu rodzi się decyzja o zakupie.

Umów spotkanie online

Najlepiej zaraz po włączeniu numeru: pokaż wszystko na ekranie i wspólnie zalogujcie zespół na konta rejestratorek. Klient widzi, że to naprawdę proste.

Wgrajcie dane praktyki: lista pacjentów (CSV) + cennik

Najlepiej, aby praktyka wgrała swoją listę pacjentów w formacie CSV oraz cennik — wtedy w TAMAI jest więcej danych: recepcja od razu widzi, kto dzwoni, a MAIA lepiej podpowiada. Pomóż klientowi przygotować i wgrać plik.

Zadbaj, żeby dzwonili

Pilnuj, aby na numerze realnie pojawiały się rozmowy — to moment, w którym rośnie szansa na transakcję. Klient, który korzysta z centrali, kupuje sam.

Domknięcie Twój cel z rozdziału 01 właśnie się spełnia: w CRM Sprzedaż pali się kafelek „Centralka działa”, płyną rozmowy i nagrania. To najlepszy grunt pod rozmowę o pozostaniu na stałe.

★DodatkiOś czasu aktywacji, ściąga na biurko i granica uczciwości3 materiały

★Oś czasu aktywacji

Dodatek ★

Oś czasu aktywacji

Cała droga klienta na jednej osi — od rejestracji do decyzji. Trzymaj tempo z lewej kolumny.

Kiedy	Co się dzieje	Kto
Dzień 0	Klient rejestruje się → dostajesz e-mail z przydziałem → oddzwaniasz (najlepiej od razu). Nie odbiera → SMS + e-mail.	Klient → Ty
Dzień 0–1	Rozmowa konfiguracyjna: zbierasz dane, wypełniasz kreator, odciążasz klienta. (Reguła: najpóźniej następnego dnia do 12:00.)	Ty + klient
Dzień 1–3	Przekierowanie połączeń na numer TAMAIA (centrala przez operatora albo komórka kodem); centralka rusza.	Ty + Ringostat
Po starcie	Spotkanie online, logowanie zespołu, wgranie listy pacjentów (CSV) i cennika.	Ty + zespół
Tydzień 2	Realne rozmowy płyną → rozmowa o pozostaniu na stałe. Test 14 dni, bez presji.	Ty + klient

★Ściąga na biurko

Ściąga na biurko

TAMAIA · doradca — wszystko na jednej stronie

Reguła i tempo

Oddzwoń od razu, ten sam dzień; najpóźniej następny do 12:00.
Godziny biznesowe 8:00–19:30.
Nie odbiera → SMS + e-mail z prośbą o dogodną porę.
Cel pierwszej rozmowy: 15-min demo; zasada 70/30.

Ceny

Plus 499 · Pro 699 · Premium 1 499 zł brutto/mies.
Do 3 osób; każda kolejna +100 zł. Test 14 dni bez karty.
Cena na końcu, w kontekście straty (~31,5 tys./mies.).

Przekierowanie komórki

Wszyscy operatorzy: **21*+48numer#
Status: *#21# · wyłączenie: ##21#

Kontakty

Doradca: 579 774 089 · biuro@tamaia.pl
Helpdesk Ringostat: 739 109 594

Kreator — 6 kroków

Zespół → Godziny → Numer → Odbieranie → Rezerwa → Wyślij.

Cztery zdania, które musisz mieć w ustach

„Będę Pana doradcą klienta — pomogę wystartować i zdejmę z Pana konfigurację.” „Ustawiamy wszystko po naszej stronie; zapytam i wypełnię za Pana.” „Nie zmieniamy numeru — przekierujemy połączenia, numer działa cały czas.” „Gdy ruszy, pokażę wszystko na spotkaniu online i zalogujemy zespół.”

★Granica uczciwości

Zasada nadrzędna

Granica uczciwości

Nigdy

Nie obiecuj integracji z konkretnym programem bez potwierdzenia zespołu.
Nie powołuj się na historie klientów, których nie mamy (brak case study).
Pilność tylko prawdziwa — żadnej sztucznej presji.

Zawsze

„+18% po 90 dniach” = średni możliwy wzrost wg metodyki, nie gwarancja.
NajwGv&G7��F�|;6BF��#�|X&6�R&��w��ƖV�F��#��B�F��vVv�FW7GR��Ɠ��Ɠ�vG�7�Vv�Y��Rv�W7��#�( �F��F��w,;6